Защита на личните данни

Вътрешни правила за мерките за защита на лични данни в Районен съд -Асеновград

ПОЛИТИКА НА ПРОЗРАЧНОСТ НА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ В РАЙОНЕН СЪД- АСЕНОВГРАД

В качеството си на администратор на лични данни, Районен съд-Асеновград има задължение да Ви предостави информация в изпълнение на чл. 13 и чл. 14 от Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27.04.2016г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни (ОРЗД).

Данни за контакт с администратора:

Адрес: Асеновград, ул. „Цар Иван Асен ІІ“ № 6

Работно време: понеделник – петък, 08:30 ч. – 17:00 ч.

Електронен адрес: asenovgrad-rs.justice.bg

Координати за връзка с длъжностното лице по защита на личните данни:

Стоян Паскалев – системен администратор

Електронна поща: info@rs-asenovgrad.bg

Тел.:0878164328

Категории лични данни, цели на обработването и правно основание за обработването им:

1.Регистър „Персонал“

Личните данни от този регистър се обработват с цел изпълнение на законови задължения на администратора, управление на човешките ресурси и финансово-счетоводна отчетност. За тези цели се обработват лични данни на магистрати и съдебни служители в Районен съд - Асеновград, кандидати, участващи и в конкурси за назначаване на длъжности в Районен съд. Обработваните данни включват физическа, социална и семейна идентичност, данни за здравословното и психическото състояние на лицата, както и данни за съдебното им минало. Данните от този регистър се обработват в изпълнение на официалните правомощия на съда и се извършва в съответствие с действащото законодателство. Правните основание за това са чл. 6, пар.1, б. „б“ и „в“ от ОРЗД, Закона за съдебната власт, Кодекса на труда, Кодекс за социално осигуряване, Закон за здравословни и безопасни условия на труд и др.

За целите на управлението на човешки ресурси, обработваме лични данни на кандидати за работа, настоящи и бивши служители на Районен съд – Асеновград.

В хода на дейностите по управление на човешки ресурси се обработват данни за идентификация на физическите лица, данни за образование и квалификация, данни за здравето, данни за контакт, както и други данни, изискуеми по силата на специалните закони, които регламентират трудовите и служебни правоотношения, данъчно-осигурителните правоотношения, счетоводното отчитане на дейността, безопасните и здравословни условия на труд, както и социалните въпроси.

Събраните данни се използват само за посочените по-горе цели и се предоставят на трети лица само в случаите, когато това е предвидено в закон. В такива случаи данни могат да бъдат предоставени например на НАП, Сметна палата, ГД Инспекция по труда и други публични органи, с оглед техните правомощия и компетентност. Информацията не се съхранява извън ЕС и Европейското икономическо пространство. Районен съд - Асеновград осигурява подходящите технически и организационни мерки за защита на Вашите лични данни.

Във връзка с изпълнението на трудови или служебни правоотношения се обработват само изискуемите от закона лични данни, които се съхраняват в определените от трудовото и осигурително законодателство срокове.

При процедурите по подбор на персонала се спазват изискванията на специалните закони, уреждащи тази дейност.

Районен съд - Асеновград определя срок от три години за съхранение на лични данни на участници в процедури по подбор на персонала.

Когато в процедура по подбор се изисква представянето на оригинали или нотариално заверени копия на документи, удостоверяващи физическа и психическа годност на кандидата, необходимата квалификационна степен и стаж за заеманата длъжност, субектът на данните, който не е одобрен за назначаване, може да поиска в 30-дневен срок от окончателното приключване на процедурата по подбор да получи обратно представените документи. Районен съд - Асеновград връща документите, по начина, по който са подадени.

Резултати от процедурите по подбор на персонала се публикуват на официалния сайт в съответствие с Правилника на администрацията в съдилищата.

Дейностите по осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд се уреждат по договор със служба по трудова медицина по реда на Наредба № 3 от 25 януари 2008 г. за условията и реда за осъществяване дейността на службите по трудова медицина.

2 .Регистър „Инициативи на Районен съд-Асеновград“

Личните данни в този регистър се обработват с цел информиране на обществеността за дейността на Районен съд - Асеновград и други обществено значими цели за развитието на съдебната власт. В регистъра се обработват лични данни на студенти и ученици oт града, участващи в инициативата „Ден па отворените врати" на Районен съд - Асеновград и лични данни на магистрати и съдебни служители, участващи като лектори и наставници в образователната програма „Съдебната власт - информиран избор и гражданско доверие. Отворени съдилища и прокуратури". Обработваните данни включват физическа и социална идентичност. Основанието за обработване на лични данни в този регистър е изразеното лично съгласие на субектите на лични данни, каквото е изискването на чл. б, пар. 1, б. „а" от ОРЗД.

Регистър „Съдебно деловодство, участници в съдебното производство по граждански, наказателни и изпълнителни дела“

В регистъра се обработват лични данни на страните (техните представители или пълномощници) по делата, образувани в Районен съд - Асеновград, във връзка с извършваните дейности, свързани пряко с основната дейност на администратора -правораздаване. Събраните лични данни се използват изключително и само за служебни цели - за всички дейности, свързани с обработването на делата: изготвяне на призовки, съобщения, писма до страните и техните представители или пълномощници, за изпращане на кореспонденция и др.

по граждански и изпълнителни дела - правно основание за обработването на лични данни, включващи физическа, социална, семейна, икономическа идентичност, съдебно минало, здравословно и гражданско състояние на лицата, както и специални категории лични данни по смисъла на чл. 9, § 1 от Общия регламент относно защитата на данните, се съдържа в чл. 6, § 1, буква „в“ от Общия регламент относно защитата на данните, а когато се касае за обработка на специални категории лични данни, основанието се съдържа в чл. 9, § 2, буква „е“ от Общия регламент относно защитата на данните; личните данни се предоставят от физическите лица при образуване на дела, представяне на документи, както и от органи на съдебната власт, държавни органи и институции и др., събират се и от други източници, напр. чрез осъществяване на достъп до Регистъра на населението - Национална база данни „Население“, а обработването им се подчинява на предвидените в процесуалните закони правила - Гражданския процесуален кодекс, Административнопроцесуалния кодекс, Данъчно-осигурителния процесуален кодекс и др.;
по наказателни дела - правно основание за обработването на лични данни при ясно разграничение между различните им категории субекти по смисъла на чл. 47 от Закона за защита на личните данни (когато е приложимо и доколкото е възможно), включващи физическа, социална, семейна, икономическа идентичност, съдебно минало, здравословно и гражданско състояние на лицата и др., както и специални категории лични данни, се съдържа в чл. 49 във връзка с чл. 42, ал. 1 от Закона за защита на личните данни, когато се касае за предотвратяването, разследването, разкриването и наказателното преследване на престъпления и изпълнението на наказания; обработването се подчинява на предвидените в процесуалните закони правила - Наказателно-процесуалния кодекс, Данъчно-осигурителния процесуален кодекс и др.

4.Регистър „Бюро съдимост“

В регистъра се обработват се лични данни на лицата, родени в района на Районен съд - Първомай, които са осъдени от български съдилища, освободени от наказателна отговорност от български съдилища и са им наложени административни наказания по чл. 78а от Наказателния кодекс, български граждани, осъдени от съдилища на държави - членки на Европейския съюз, с влязъл в сила съдебен акт, както и от чуждестранни съдилища с влязъл в сила съдебен акт по наказателни дела, приет за изпълнение по реда на чл. 453 - 470 от Наказателно-процесуалния кодекс, както и на физически лица, за които се издава свидетелство / справка за съдимост. Правно основание за обработването на лични данни, включващи физическа идентичност, гражданство, съдебно минало, всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано: номер на дело, номер на съдебен акт и съд, който го е постановил, квалификация на престъплението / административното нарушение, наложено наказание и др., се съдържа в чл. 6, § 1, буква „в“ и от Общия регламент относно защитата на данните, Закона за съдебната власт, Правилника за администрацията в съдилищата, Наказателния кодекс, Наказателно-процесуалния кодекс. Наредба № 8 / 26.02.2008 г. за функциите и организацията на дейността на бюрата за съдимост и др.

5.Регистър „Вещи лица, преводачи, съдебни заседатели и свидетели"

В регистъра се обработват лични данни на физически лица - вещи лица, преводачи, съдебни заседатели, лицата, допуснати в качеството им на свидетели по дела, образувани в Районен съд - Асеновград, във връзка с основната дейност на администратора - правораздаване. Събраните лични данни се използват изключително и само за служебни цели. Обработваните данни включват физическа, социална, семейна и икономическа идентичност, данни за здравословното и психическото състояние на лицата, както и данни за съдебното им минало. Обработването на данните се извършва в съответствие със Закона за съдебната власт, ГПК, НПК, АПК, ДОПК, ТЗ и др. Правното основание за обработване на тези данни е чл. б, пар. 1 б. „в" ОРЗД, а в случай на обработка на специални категории лични данни основанието е чл. 9, пар. 2, б. "е" от ОРЗД.

В Районен съд - Асеновград се извършва видеонаблюдение от ГД Охрана - Регионална Дирекция "Охрана - Пловдив" към Министерство на Правосъдието с цел контрол на достъпа и охрана на сградите и помещенията.

Регистър „Стажант-юристи“

Личните данни в този регистър се обработват с цел изпълнение на законови задължения на администратора и разпределението на стажант-юристи в Районен съд-Асеновград. За тези цели се обработват личните данни на лица, кандидати за придобиване на правоспособност по специалността „Право“. Обработваните данни включват физическа идентичност на лицата. Правното основание за обработването на тези данни се съдържа в чл. 6, пар.1, б. „в“ от ОРЗД, Закона за съдебната власт и др.

Регистър „Контрагенти“

В изпълнение на своите дейности и във връзка с правомощията си, обработва лични данни на физически лица за изпълнение на договорите, които се сключват от Районен съд - Асеновград по смисъла на ЗЗД, ЗОП, ТЗ и т.н.

Доколкото във връзка с изпълнението на тези договори се обработват лични данни на отделни физически лица, за тях се обработва информация в минимален обем, достатъчна само за точното изпълнение на задълженията по съответния договор. Достъп до тази информация се предоставя на трети лица само, когато това е посочено в специален закон.

8. Регистър „Лица, подали молби, жалби, предложения, сигнали и искания до Районен съд-Асеновград

Личните данни в този регистър се обработват с цел изпълнение на законови задължения на администратора и използването им е ограничено само за служебни цели, като индивидуализирането и установяване на връзка с лицата. За тези цели се обработват данни на лица, които сезират Районен съд - Асеновград с молби, жалби, предложения, сигнали, искания и др. Личните данни в този регистър лицата предоставят сами на администратора и категориите им са по лична преценка, като най-често включват данни за физическата, икономическата и социалната идентичност, лични данни относно съдебното им минало, както и такива за здравословното им състояние. Основанието за обработване на лични данни в този регистър е българското законодателство, каквото е изискването на чл. б, пар. 1, б. „в" от ОРЗД и по - конкретно Административнопроцесуалния кодекс, Закон за достъп до обществена информация, ГПК и др.

9.Регистър“Данни от Национална база данни „Население“ и осъществен достъп до електронни услуги на Национална агенция за приходите“

В регистъра се обработват се лични данни, свързани пряко с правораздавателната (основната) дейност на администратора, единствено и само за служебни цели във връзка с деловодната работа по делата. Правно основание за обработването на лични данни, включващи физическа, идентичност, гражданство, гражданско състояние, правни ограничения, възходящи и низходящи роднини, актуално състояние на трудовите договори на база на подадените уведомления в НАП, съгласно чл. 62 и чл. 123 от Кодекса на труда, данни за осигуряването на лицата, всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано, се съдържа в чл. 6, § 1, буква „в“ от Общия регламент относно защитата на данните, Закона за съдебната власт, Наредба № 14 от 18.11.2009 г. за реда и начина за предоставяне достъп на органите на съдебната власт до Регистъра на населението - Национална база данни „Население“, разпоредбите на чл. 47, ал. 3 от Гражданския процесуален кодекс във връзка с подписано между Национална агенция за приходите и Висш съдебен съвет Споразумение от 21.05.2018 година за взаимодействие във връзка с осигуряването на достъп на органите на съдебната власт до електронни услуги на Национална агенция за приходите.

Категории получатели на лични данни извън структурата на Районен съд Асеновград

Администраторът на лични данни разкрива лични данни на физически лица извън собствената си структура единствено ако има законово основание за това. Категориите получатели на личните данни се определят за всеки конкретен случай според законовото им основание да получат данните.

Личните данни от Регистър „Персонал" могат да бъдат предоставени на държавни органи като НАП, НОИ, ВСС, ИВСС, МП, органи па съдебната власт, други институции като банки с оглед изплащане на дължимите възнаграждения на магистратите и служителите в Районен съд – Асеновград, СТМ, КПКОНПИ, пощенски и куриерски фирми при адресиране на кореспонденция до физически лица и др.

Личните данни от регистър „Стажант-юристи" могат да бъдат предоставени на държавни органи като НОИ, НАП, ВСС, Министерство на правосъдието, ВУЗ и др., както и на пощенски и куриерски фирми и др.

Личните данни от регистър „Контрагенти" могат да бъдат предоставени на държавни органи като Сметна палата, НОИ, НАП, Агенция за държавна финансова инспекция, ВСС и др., органи на съдебната власт, както и на пощенски и куриерски фирми и др.

Личните данни от регистър „Лични данни на лица, подали молби, жалби, предложения, сигнали и искания до Районен съд – Асеновград " могат да бъдат предоставени на държавни институции и органи с оглед изпълнение на нормативно задължение - ВСС, ИВСС, МП, органи на съдебната власт и др., когато това е свързано с осъществяване на техни официални правомощия.

Личните данни от регистър „Инициативи на Районен съд – Асеновград " могат да бъдат предоставени на държавни институции и органи с оглед изпълнение на нормативно задължение - ВСС, МП, органи на съдебната власт, учебни заведения и др.

Личните данни от регистрите „Съдебно деловодство, участници в съдебни производства по граждански, наказателни и изпълнителни дела" могат да бъдат предоставени на държавни институции и органи с оглед изпълнение на нормативно задължение - ВСС, ИВСС, МП, МВР, НАП, НОИ, органи на съдебната власт и др., както и на пощенски и куриерски фирми при адресиране на кореспонденция до физически лица и др.

Личните данни от регистър „Вещи лица, преводачи, съдебни заседатели и свидетели" могат да бъдат предоставени на държавни институции и органи с оглед изпълнение на нормативно задължение - МП, ВСС, ИВСС, МВР, НАП, НОИ, органи на съдебната власт и др., както и на банки при изплащане на суми при наличие на правни основания, на пощенски и куриерски фирми при адресиране на кореспонденция до физически лица и др.

От регистър „Бюро съдимост“ – данните се предоставят на държавни институции като Висш съдебен съвет, Инспекторат към Висш съдебен съвет, Министерство на правосъдието, Министерство на вътрешните работи и др.

От регистъра на „Данни от национална база данни „Население“ и осъществен достъп до електронни услуги на Национална агенция за приходите“- на държавни институции..

Районен съд – Асеновград извършва трансфер на лични данни в други държави или международни организации (по дела с участие на лице/ца от чужбина, или по дела със съдебни поръчки в държава членка на Европейския съюз или трета страна).

Срок за съхранение на личните данни

В Районен съд Асеновград действа утвърдена Номенклатура на делата със срокове за съхранение, като при нея се прилага принципа за ограничаване на съхранението и съхраняване на личните данни в периоди, които са подходящи за съответните цели. Със срок „постоянен“ в Районен съд Асеновград се съхраняват отчетните доклади, протоколи и материали от общи събрания на съдиите. Документи, свързани с трудовоправни отношения, се определят със срок за запазване 50 години. Документи, които имат временно оперативно-справочно значение са със срокове за запазване 3, 5,10 или 20 години съгласно Номенклатурата. Данните по делата се съхраняват до приключването им, след което се архивират и се съхраняват в архив в сроковете, определени в Правилника за администрацията в съдилищата.

Права на физическите лица във връзка с обработването на лични им данни

Общият регламент относно защитата на данните предвижда следните права на физическите лица във връзка с обработване на личните им данни:

достъп до собствените лични данни, обработвани от администратора:
коригиране на неточни или непълни лични данни;
изтриване („право да бъдеш забравен“) на лични данни, обработвани незаконосъобразно или с отпаднало правно основание (изтекъл срок на съхранение, оттеглено съгласие, изпълнена първоначална цел, за която са събрани и др.);
ограничаване на обработването до решаване на правен спор и/или за установяване, упражняване или защита на правни претенции между администратора и физическото лице;
преносимост на данните - когато се обработват по автоматизиран начин на основание съгласие или договор;
възражение по всяко време и на основания, свързани с конкретна ситуация, при условие че не съществуват законови основания за обработването на данни с предимство пред интересите, правата и свободите на субекта на данни или съдебен процес;
субектът на данни да не бъде обект на изцяло автоматизирано решение, включващо профилиране, пораждащо правни последствия за него или засягащо го в значителна степен.

Произтичащите от Общия регламент относно защитата на данните права се упражняват с писмено или електронно заявление до администратора на лични данни, в което се посочват име, адрес и друга информация за идентификация на субекта на данните, описание на искането, предпочитана форма за комуникация.

При отказ на администратора да предприеме действия по искането (чл. 54, ал. 3; чл. 55, ал. 3 и ал. 4; чл. 56, ал. 6 и ал. 7 от Закона за защита на личните данни) субектът на данни има възможност да упражни правата си на информация, на достъп до данните, на коригиране, допълване, изтриване или ограничаване на обработването чрез жалба до надзорен орган.

Право на жалба до Комисията за защита на личните данни и Инспектората на Висш съдебен съвет

Ако субектът на данни счете, че правата по Общия регламент относно защита на данните са нарушени, има право да подаде жалба до:

надзорния орган: Комисия за защита на лични данни ( адрес 1592, гр. София, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2), ако се касае до обработване на лични данни от Районен съд – Асеновград в качеството му на обикновен администратор;
до Инспектората към Висш съдебен съвет ( с адрес 1000, гр. София, ул. „Георг Вашингтон“ № 7) , ако се касае за обработка на лични данни от Районен съд – Асеновград при изпълнение на функции на орган на съдебната власт или търсене на защита по съдебен ред.